Politique de préservation et de protection
Objectif et introduction
ESPartners (ESP) s'engage à veiller à ce que toutes les personnes qui participent à nos programmes, services, investissements et opérations soient traitées avec dignité, respect et sécurité.
En tant que prestataire de services de développement des entreprises (SDE) et organisme de soutien aux investissements travaillant avec des entrepreneurs au Rwanda, en Côte d'Ivoire et en Afrique, ESP interagit régulièrement avec des jeunes entrepreneurs, des entreprises dirigées par des femmes, des fondateurs en phase de démarrage et des personnes issues de divers milieux socio-économiques. Ces interactions créent des opportunités d'autonomisation mais peuvent également introduire des risques liés à la dynamique du pouvoir, à l'exploitation, au harcèlement, à la discrimination ou aux abus si elles ne sont pas gérées avec rigueur.
ESP adopte donc une approche de tolérance zéro à l'égard des abus, de l'exploitation, du harcèlement et des fautes professionnelles de la part de quiconque est associé à notre organisation.
Notre politique de sauvegarde reflète notre engagement à :
Protéger les participants aux programmes
Garantir une conduite professionnelle éthique et responsable
Prévenir les préjudices causés par les activités ou les représentants d'ESP
Promouvoir la responsabilité et le signalement sécurisé des préoccupations
S'aligner sur les normes internationales de sauvegarde et les attentes des bailleurs de fonds
Champ d'application de la politique
Cette politique s'applique à tous les individus et entités associés à ESP, y compris :
Les employés d'ESP
Les consultants et prestataires de services
Les membres du conseil d'administration
Les bénévoles, boursiers et stagiaires
Elle s'applique à tous les programmes, bureaux, plateformes numériques et activités de terrain d'ESP, y compris :
les programmes de formation à l'entrepreneuriat
les sessions de mentorat et d'accompagnement
les programmes de préparation à l'investissement
les visites sur le terrain auprès des entreprises
les événements de réseautage et ateliers
le pipeline d'investissement et les relations de financement
Principes de sauvegarde
L'approche d'ESPartners (ESP) en matière de sauvegarde est guidée par les principaux principes et normes internationaux, tels qu'énoncés dans la Déclaration universelle des droits de l'homme (DUDH, 1948) ; la Convention des Nations Unies relative aux droits de l'enfant (CDE, 1989) ; la Convention des Nations Unies sur l'élimination de toutes les formes de discrimination à l'égard des femmes (CEDEF, 1979) ; la Convention des Nations Unies relative aux droits des personnes handicapées (CDPH, 2006) et dans les lois nationales des pays dans lesquels ESP opère, y compris les principes d'égalité, de diversité et d'inclusion.
Le cadre de sauvegarde d'ESP est guidé par les principes suivants :
3.1 Tolérance zéro
ESP ne tolère aucune forme d'exploitation, d'abus, de harcèlement, de discrimination ou de mauvaise conduite.
3.2 Ne pas nuire (Do No Harm)
Toutes les activités d'ESP doivent être conçues et mises en œuvre de manière à minimiser les risques et à prévenir tout préjudice involontaire pour les participants aux programmes.
3.3 Respect et dignité
Chaque personne interagissant avec ESP doit être traitée avec respect, indépendamment de son genre, de son niveau d'éducation, de son appartenance ethnique, de son handicap, de sa religion ou de son milieu socio-économique.
3.4 Responsabilité
Toutes les préoccupations relatives à la sauvegarde doivent être signalées, documentées et traitées avec diligence.
3.5 Approche centrée sur les personnes vulnérables
Les réponses aux préoccupations de sauvegarde privilégient la sécurité, la dignité et le bien-être de la personne affectée.
Définitions
4.1 Sauvegarde (Safeguarding)
Mesures prises par ESP pour prévenir les préjudices, les abus, l'exploitation ou le harcèlement impliquant des personnes interagissant avec le personnel, les partenaires ou les programmes d'ESP.
4.2 Abus
Tout acte causant un préjudice ou un risque de préjudice, y compris les préjudices physiques, émotionnels, sexuels ou psychologiques.
4.3 Exploitation
Le fait de tirer parti d'une position de pouvoir ou de confiance à des fins d'enrichissement personnel, y compris pour en tirer un avantage financier, sexuel ou professionnel.
4.4 Harcèlement
Tout comportement indésirable qui crée un environnement intimidant, hostile ou offensant.
4.5 Conflit d'intérêts
Situations dans lesquelles des relations personnelles ou des intérêts financiers pourraient influencer la prise de décision professionnelle.
4.6 Enfant
Désigne toute personne âgée de moins de 18 ans.
4.7 Obligation de signalement
Tout représentant d'ESP qui a connaissance d'un incident ou d'une allégation d'exploitation ou d'abus sur un enfant ou un adulte a l'obligation de le signaler immédiatement via les canaux internes d'ESP.
4.8 Direction générale d'ESP
La direction générale d'ESP est composée des membres responsables de la direction stratégique, des décisions majeures et de la performance globale. Ces membres sont : le Co-fondateur, le Partenaire Culture & Gouvernance, le Partenaire Marché, et le Partenaire Livraison.
D'autres définitions relatives aux abus, à l'exploitation et au harcèlement figurent à l'Annexe 1.
Approche de sauvegarde axée sur le genre et l'intersectionnalité
ESP reconnaît que certains groupes peuvent être confrontés à un risque accru en matière de sauvegarde en raison de vulnérabilités croisées.
Ceux-ci peuvent inclure :
Les femmes entrepreneures
Les jeunes femmes entrepreneures
Les jeunes entrepreneurs
Les entrepreneurs ruraux
Les personnes en situation de handicap
Les participants ayant un faible niveau d'alphabétisation
Les réfugiés ou les groupes marginalisés
ESP intègre les considérations de genre et d'intersectionnalité dans toutes les mesures de sauvegarde en :
Réalisant des évaluations de risques sensibles au genre
Promouvant une participation équitable aux programmes
Garantissant des canaux de signalement sécurisés pour les femmes et les participants vulnérables
Formant le personnel aux risques liés au genre et aux sensibilités culturelles
Les programmes sont conçus de manière à garantir une participation sécurisée des femmes et des jeunes femmes entrepreneures, ce qui comprend des installations appropriées, des aménagements d'horaires adéquats et une facilitation sensible au genre.
Conduite du personnel et normes éthiques
Tous les membres du personnel d'ESP, y compris les bénévoles, les stagiaires, les consultants, les tiers (prestataires de SDE) et les représentants doivent :
Traiter tous les participants avec dignité et respect
Éviter toute discrimination, tout harcèlement ou tout favoritisme
Préserver la confidentialité des informations des participants
Éviter les conflits d'intérêts
Signaler immédiatement toute préoccupation relative à la sauvegarde
Tous les employés, consultants, bénévoles et prestataires de services (SDE) doivent signer le Code de conduite de sauvegarde d'ESP figurant à l'Annexe 2.
Mécanismes de signalement sécurisés
ESP met à disposition plusieurs canaux accessibles pour signaler les préoccupations en matière de sauvegarde.
Ceux-ci comprennent :
Le signalement par e-mail au Point focal sauvegarde
Des boîtes à suggestions ou à plaintes lors des sessions de formation
Le signalement direct auprès d'un membre du personnel de confiance
Les rapports peuvent être soumis de manière anonyme.
ESP garantit :
la confidentialité
l'absence de représailles
des procédures d'enquête équitables
Structure de gouvernance de la sauvegarde
ESP a établi la structure de gouvernance de la sauvegarde suivante :
8.1 Point focal sauvegarde (PFS)
Le Point focal sauvegarde est responsable de la gestion quotidienne des préoccupations de sauvegarde et de la coordination des processus de sauvegarde au sein d'ESP.
Ses responsabilités comprennent :
Recevoir les rapports de sauvegarde via les canaux désignés ;
Garantir la confidentialité des informations signalées ;
Procéder à une évaluation initiale des préoccupations de sauvegarde ;
Coordonner les réponses et enquêtes de sauvegarde ;
Garantir des mesures de protection immédiates si nécessaire ;
Tenir un registre confidentiel des dossiers de sauvegarde ;
Transmettre les cas graves au Comité de sauvegarde et à la Direction générale.
8.2 Comité de sauvegarde
Le Comité de sauvegarde assure la surveillance et l'orientation des dossiers de sauvegarde et veille à ce que les préoccupations en la matière soient traitées de manière appropriée et cohérente.
Ses responsabilités comprennent :
Examiner les cas de sauvegarde graves ou complexes.
Fournir des orientations sur la gestion des cas et les enquêtes.
Examiner les conclusions des enquêtes.
Recommander des mesures disciplinaires ou correctives.
Suivre la mise en œuvre des mesures de sauvegarde.
Garantir l'alignement avec les normes de sauvegarde d'ESP.
8.3 Supervision par la Direction générale
La Direction générale assume la responsabilité ultime de la mise en œuvre et du respect des engagements d'ESP en matière de sauvegarde.
La direction d'ESP veille à :
Assurer la supervision stratégique de la mise en œuvre de la sauvegarde.
Allouer les ressources nécessaires aux mesures de sauvegarde.
Examiner les recommandations du Comité de sauvegarde.
Prendre les décisions finales concernant les mesures disciplinaires ou contractuelles.
Garantir la conformité avec les exigences légales et celles des bailleurs de fonds en matière de sauvegarde.
Signaler les incidents graves aux autorités ou aux partenaires financiers requis.
Dans le cas où une allégation de sauvegarde implique un membre de la structure de gouvernance de la sauvegarde (y compris le Point focal sauvegarde, un membre du Comité de sauvegarde ou un membre de la Direction générale), cette personne doit se récuser du processus de gestion du dossier.
Une autre personne responsable sera désignée pour garantir l'indépendance et l'intégrité de l'enquête.
Cette structure de gouvernance garantit que les préoccupations de sauvegarde sont traitées de manière indépendante, transparente, confidentielle et conformément à l'engagement d'ESP en matière de responsabilité et de protection des participants aux programmes.
Sensibilisation et formation à la sauvegarde
ESP reconnaît que la sensibilisation et la mise à disposition de formations adaptées sont cruciales pour maintenir et améliorer les pratiques de sauvegarde. Il est essentiel que l'ensemble du personnel et des parties prenantes aux activités de ESP connaissent les normes de sauvegarde et leurs obligations de mise en œuvre. Selon le rôle de chaque collaborateur, différents niveaux de formation sont dispensés. Toutefois, au minimum, tous sont initiés à la politique de sauvegarde lors de leur intégration, et des ateliers de recyclage et/ou formations continues sont régulièrement organisés.
Réponse aux préoccupations de sauvegarde
En créant des environnements sécurisés et en mettant en œuvre des mesures préventives, nous nous efforçons de réduire les risques de dysfonctionnement. Toutefois, en cas de préoccupation, il est important que notre réponse soit appropriée, professionnelle et limite tout impact ou stress supplémentaire potentiel.
Nous nous engageons donc à effectuer les actions suivantes :
Prendre au sérieux toutes les plaintes et préoccupations.
Réaliser des évaluations initiales des risques et mettre en œuvre des mesures pour maintenir la sécurité en attendant l'enquête.
Assurer la liaison avec les autorités nationales compétentes selon le cas dans chaque pays.
Respecter la confidentialité relative à l'ensemble des plaintes et préoccupations.
Envisager un soutien pour toutes les parties concernées par un incident.
Assurer le suivi et agir conformément à toutes les recommandations issues des enquêtes.
10.1 Obligation de signalement – Personnel et représentants
Tous les employés et représentants d'ESP ont l'obligation de signaler tout incident suspecté d'exploitation ou d'abus auprès de :
le co-fondateur et
le Point focal sauvegarde désigné (PFS) dans chaque pays
par e-mail à l'adresse safeguarding@espartners.co
Les boîtes à suggestions et de signalement
Cette obligation s'applique que l'incident soit interne à ESP ou non. Il n'incombe pas aux représentants d'ESP de décider s'il y a eu exploitation ou abus, mais ils doivent obligatoirement transmettre leurs préoccupations.
Il convient de noter que l'abus peut être actuel, récent ou historique. Il n'y a pas de limite de temps pour signaler et agir dans le cadre de cette procédure, bien que ESP exige que les signalements soient effectués dès la connaissance ou la suspicion d'un acte d'exploitation ou d'abus.
ESP s'efforcera de protéger toutes les personnes qui effectuent un signalement, sauf si elles formulent des allégations qu'elles savent fausses ou calomnieuses. Un signalement mensonger ou calomnieux d'un individu à l'encontre d'un autre entraînera, s'il est avéré, des mesures correctives appropriées dans le cadre de la procédure disciplinaire, pouvant aller jusqu'au licenciement s'il s'agit d'un employé.
10.2 Comment réagir face à une personne signalant un abus ou une exploitation potentiels
Accueillir : Écouter, croire
Rassurer : Ne pas faire de promesses, mais faire comprendre que les faits signalés ne sont pas de la faute de la victime. Ne porter aucun jugement.
Agir : Être discret, poser des questions ouvertes, rester calme
Consigner : Rédiger des notes détaillées (faits observables/vérifiables)
Retenir : Ne pas mener d'enquête de sa propre initiative. Signaler les faits conformément au point 12.1 ci-dessus
10.3 Allégations concernant les consultants d'ESP et autres tiers prestataires de services
Si l'allégation ou la plainte concerne un consultant ou un prestataire de services d'ESP, ce dernier sera informé de la plainte/allégation/suspicion ainsi que des exigences de signalement externe qu'ESP est tenu de respecter. Le consultant ou prestataire de services sera informé après une évaluation initiale et en tenant compte des risques ou des implications potentielles pour l'enquête. Toutes les activités impliquant le consultant ou le prestataire concerné seront suspendues pendant le suivi de la plainte. Cette décision sera guidée par le principe fondamental selon lequel la sécurité de la personne ayant subi le préjudice est toujours la considération prioritaire. Les procédures seront menées conformément aux directives nationales.
S'il est établi que les politiques de sauvegarde d'ESP ont été transgressées, les contrats ou accords avec le consultant ou le prestataire de services seront immédiatement résiliés.
10.4 Suite donnée aux rapports et allégations
ESP prendra toutes les mesures appropriées, nécessaires et possibles, sans risque de préjudice supplémentaire pour quiconque et afin de garantir la sécurité des personnes impliquées. Chaque dossier sera examiné individuellement, conformément aux conseils juridiques nationaux ou d'autres experts. ESP suivra les meilleures pratiques documentées et convenues pour chacun des pays respectifs dans lesquels l'organisation opère.
10.5 Confidentialité et protection des données
Toute information partagée de manière confidentielle doit être reçue en sachant qu'elle est susceptible d'être communiquée à l'équipe de gestion des cas de sauvegarde ainsi qu'aux autorités compétentes.
Nous reconnaissons que cette obligation de signalement peut parfois entrer en conflit avec les principes de confidentialité et le droit de la victime de décider de la suite à donner en cas de révélation. Afin de limiter les risques, le personnel doit se conformer strictement aux exigences de confidentialité en ne divulguant des informations qu'à l'équipe de gestion des cas désignée par le comité de sauvegarde ou à l'organisme d'enquête, conformément aux procédures internes.
Tous les documents relatifs aux plaintes et préoccupations de sauvegarde sont conservés de manière sécurisée et ne sont accessibles qu'à l'équipe de gestion des cas du comité de sauvegarde d'ESP. Les processus de réception et de transmission des signalements de sauvegarde sont intégrés dans les formations sur le sujet.
Nous présentons les statistiques des plaintes relatives à la sauvegarde dans notre rapport annuel destiné à la direction générale d'ESP. En règle générale, aucun nom ni donnée d'identification n'est partagé. S'il s'avère indispensable de divulguer des informations à des tiers, la décision est prise au cas par cas, excepté en situation d'activité criminelle.
10.6 Allégations concernant le personnel d'ESP
Si l'allégation ou la plainte concerne un collaborateur d'ESP, y compris un membre de la direction générale, celui-ci sera informé de la situation ainsi que des exigences de signalement de l'organisation. Ces informations lui seront partagées après une évaluation de départ et au regard des risques ou implications pour l'enquête. Le collaborateur sera également informé de toute décision de retrait ou de suspension de tout ou partie de ses tâches, y compris celles impliquant des échanges avec des participants aux programmes affectés ou à risque. Cette mesure sera prise selon le principe directeur voulant que la sécurité de la victime présumée constitue toujours la priorité immédiate.
Les démarches seront effectuées conformément aux directives nationales. ESP diligentera sa propre enquête afin de déterminer s'il y a eu manquement aux règles de l'organisation. En cas de transmission du dossier aux autorités, ESP mènera son enquête de façon à ne pas perturber la procédure légale (par exemple, après la conclusion de la procédure externe). Si le manquement est établi, il entraînera des sanctions disciplinaires pouvant aller jusqu'au licenciement.
Remarque : Les politiques de sauvegarde d'ESP sont accessibles sur son site internet :
https://www.espartners.co/safeguarding/
Cette politique de sauvegarde est approuvée par la direction d'ESPartners et s'applique à toute personne collaborant avec l'organisation ou la représentant.